Eine Rechnung ist überfällig, der Kunde reagiert nicht — und jetzt? Wie du rechtlich korrekt mahnst, wie viele Stufen üblich sind und was du beim Formulieren beachten solltest, erfährst du hier.
Wann darf ich überhaupt mahnen?
Nach § 286 BGB gerät ein Schuldner automatisch in Verzug, wenn er trotz Fälligkeit und Zugang der Rechnung nicht innerhalb von 30 Tagen zahlt — bei Verbrauchern nur, wenn du auf diese Folge in der Rechnung hingewiesen hast. Du musst also nicht zwingend eine formelle Mahnung verschicken, um Verzug auszulösen. In der Praxis lohnt sich trotzdem ein gestuftes Vorgehen: erst eine freundliche Erinnerung, dann die eigentliche Mahnung mit Gebühr.
Die 3 Mahnstufen im Überblick
| Stufe | Ton | Gebühr | Typischer Zeitpunkt |
|---|---|---|---|
| 1. Zahlungserinnerung | Freundlich, kein Vorwurf | Meist keine | Wenige Tage nach Fälligkeit |
| 2. Mahnung | Sachlich, bestimmt | Üblich 2,50–5 € | 7–14 Tage nach Stufe 1 |
| 3. Letzte Mahnung | Klar, mit Fristsetzung | Üblich 5–10 € | 7–14 Tage nach Stufe 2 |
Reagiert der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, folgt üblicherweise die Übergabe an ein Inkassobüro oder der gerichtliche Mahnbescheid.
Kostenlose Mahnung-Vorlage
So könnte eine Mahnung der 2. Stufe aussehen:
Was muss in einer Mahnung stehen?
📋 Checkliste für eine korrekte Mahnung
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Ursprünglicher und ggf. neuer offener Betrag (inkl. Mahngebühr)
- Hinweis auf die bereits überschrittene Zahlungsfrist
- Neue, angemessene Zahlungsfrist
- Sachlicher, nicht aggressiver Ton
- Ab der letzten Mahnstufe: Ankündigung der nächsten Schritte (Inkasso/rechtliche Schritte)
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Wann darf ich eine Mahnung schreiben?
Sobald eine Rechnung fällig ist und der Kunde nicht gezahlt hat, gerät er automatisch in Verzug — nach § 286 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur, wenn darauf hingewiesen wurde. Eine Mahnung kann aber auch schon früher als freundliche Erinnerung verschickt werden.
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben, bevor ich Inkasso einschalte?
Gesetzlich ist keine bestimmte Anzahl an Mahnungen vorgeschrieben — rechtlich reicht theoretisch eine einzige Mahnung. In der Praxis hat sich ein dreistufiges Mahnwesen etabliert: Zahlungserinnerung, Mahnung mit Gebühr, letzte Mahnung vor Inkasso bzw. rechtlichen Schritten.
Wie hoch darf eine Mahngebühr sein?
Die Mahngebühr muss sich am tatsächlichen Aufwand orientieren. In der Praxis sind 2,50 € bis 10 € pro Stufe üblich, zusätzlich zu gesetzlichen Verzugszinsen.