Die E-Rechnungspflicht: was wirklich gilt
Seit Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — unabhängig von der Betriebsgröße. Beim Versenden gibt es eine gestaffelte Übergangsfrist. Wichtig: Eine normale PDF per E-Mail zählt nach der Neuregelung nicht mehr als E-Rechnung — es braucht ein strukturiertes XML nach EN 16931.
Empfangen: Alle B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Keine Übergangsfrist, keine Ausnahme nach Größe.
Versenden (große Betriebe): Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden können.
Versenden (alle): Ab dann gilt die Versandpflicht für sämtliche B2B-Umsätze, unabhängig von der Unternehmensgröße.
Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Rechnungen an Privatkunden (B2C).
Wie SalesHookAI das für dich löst
Du musst nichts umstellen, nichts zusätzlich exportieren und keine neue Software lernen. Jede Rechnung, die du in SalesHookAI erstellst, ist automatisch eine gültige E-Rechnung.
Automatisch bei jeder Rechnung
Beim PDF-Export wird automatisch ein nach EN 16931 strukturiertes XML eingebettet — du siehst eine normale, lesbare PDF, im Hintergrund steckt die maschinenlesbare E-Rechnung.
ZUGFeRD-Hybridformat
Deine Kunden können die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen — ihre Buchhaltungssoftware liest gleichzeitig automatisch die eingebetteten Rechnungsdaten aus.
Kompatibel mit DATEV, Lexware & Co.
Das eingebettete XML folgt dem europäischen EN-16931-Standard und wird von gängiger Buchhaltungssoftware korrekt erkannt und verarbeitet.
GoBD-konforme Ablage
Rechnungen werden unveränderbar archiviert, jede Statusänderung wird nachvollziehbar protokolliert — Grundlage für eine rechtssichere Buchhaltung.
Direkt per Mail versendbar
Rechnung als E-Rechnung direkt aus SalesHookAI an deinen Kunden verschicken — inklusive Hinweis, dass ein maschinenlesbares Format beiliegt.
Hosting in Deutschland
Deine Rechnungs- und Kundendaten werden DSGVO-konform auf Servern in Deutschland gespeichert.
ZUGFeRD oder XRechnung — was ist der Unterschied?
Beide Formate erfüllen den gleichen europäischen Standard (EN 16931), unterscheiden sich aber im Aufbau:
ZUGFeRD
Hybridformat: eine ganz normal aussehende, lesbare PDF-Rechnung mit eingebettetem XML. Für Menschen und Software gleichermaßen lesbar — das Format, das SalesHookAI standardmäßig verwendet.
XRechnung
Reines XML-Dokument ohne eigene Sichtdarstellung — vor allem im Umgang mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet, die XRechnung teils bereits seit 2020 verpflichtend vorschreiben.
Mehr zum Thema Rechnungen: Angebotssoftware für Handwerker und KI Angebot erstellen.
Preise — transparent und fair
E-Rechnungsfähigkeit ist in jedem Plan enthalten — auch kostenlos.
Kostenlos testen
- 1 Rechnung erstellen
- ZUGFeRD-XML inklusive
- PDF-Export
- Firmenlogo einfügen
Single/Starter
- 30 Dokumente/Monat
- ZUGFeRD-XML inklusive
- Alle Vorlagen
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Pro
- Unbegrenzte Dokumente
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- Zeiterfassung & Planbook
- CSV-Import & mehr
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine E-Rechnung nach der neuen Pflicht?
Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat nach EN 16931 — entweder als reines XML (XRechnung) oder als Hybrid aus PDF und eingebettetem XML (ZUGFeRD). Eine normale PDF-Datei, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird, zählt seit der Neuregelung nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch als "sonstige Rechnung".
Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen und versenden können?
E-Rechnungen empfangen können müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland bereits seit dem 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist. Beim Versenden gilt eine Übergangsfrist: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden, alle übrigen B2B-Unternehmen ab 2028.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide Formate erfüllen den europäischen Standard EN 16931. XRechnung ist ein reines XML-Dokument ohne Sichtdarstellung. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine normal lesbare PDF, in die das rechtlich maßgebliche XML eingebettet ist — dadurch bleibt die Rechnung für Menschen und Buchhaltungssoftware gleichermaßen lesbar.
Muss ich als Kleinunternehmer auch E-Rechnungen schreiben?
Ja, die Pflicht zum Empfang gilt unabhängig von der Unternehmensgröße für alle B2B-Umsätze. Ausgenommen sind lediglich Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sowie Rechnungen an Privatkunden (B2C). Für die Versandpflicht gelten die gleichen Fristen wie für größere Betriebe.
Wie erstellt SalesHookAI ZUGFeRD-Rechnungen automatisch?
Jede Rechnung, die du in SalesHookAI erstellst, bekommt beim PDF-Export automatisch ein nach EN 16931 strukturiertes XML eingebettet — du musst nichts einstellen oder zusätzlich exportieren. Die PDF sieht für deinen Kunden normal aus, enthält aber im Hintergrund die maschinenlesbaren Daten, die Buchhaltungssoftware wie DATEV, Lexware oder sevdesk automatisch verarbeiten kann.
Was passiert, wenn die E-Rechnung mal nicht erzeugt werden kann?
In seltenen Fällen kann die automatische XML-Erstellung fehlschlagen. SalesHookAI erkennt das zuverlässig und weist dich aktiv darauf hin, statt fälschlich eine gültige E-Rechnung zu behaupten — so bleibst du immer informiert, welche Rechnungen bereits E-Rechnungs-konform sind.