Der Kunde schreibt: „Unsere IT ist irgendwie langsam, könnt ihr euch das mal anschauen?" — und du sitzt vor der wohl schwierigsten Aufgabe deines Jobs: daraus ein Angebot machen, das weder dein Budget sprengt noch den Kunden verschreckt. IT-Dienstleistung ist kein Handwerk mit sichtbaren Materialpositionen — hier kalkulierst du Wissen, Verfügbarkeit und Risiko. Genau deshalb verlieren viele ITler bei jedem zweiten Projekt Geld, ohne es zu merken.
Wartungsvertrag oder Time & Material — das richtige Modell wählen
Die wichtigste Entscheidung triffst du, bevor du eine einzige Position schreibst: Wie wird abgerechnet? Für IT-Dienstleister kommen praktisch nur zwei Modelle infrage — und beide haben klare Einsatzgebiete.
Wartungsvertrag / MSA: Planbarkeit gegen Rabatt
Beim Managed Service Agreement (MSA) zahlt der Kunde einen monatlichen Fixpreis für definierte Leistungen: Monitoring, Patchmanagement, Backup-Kontrolle, ein eingebautes Support-Kontingent. Du gibst dafür einen Rabatt auf deinen Normalstundensatz — dafür bekommst du planbaren Umsatz und den Auftrag, bevor überhaupt etwas kaputt ist.
Faustregel: Der Fixpreis sollte sich aus erwartbarem Aufwand × E-Stundensatz × 0,8 ergeben. Die 20 % Nachlass kaufst du dir mit Planbarkeit und geringerem Akquisitionsaufwand zurück.
Time & Material: Für alles, was nicht planbar ist
Projekte mit unklarem Umfang, Migrationen mit Altlasten, Notfälle — hier ist Time & Material ehrlich und schützt beide Seiten. Wichtig: Verzichte auf unbegrenzte Stundenzähler. Biete stattdessen einen Rahmen mit Schätzung an: „Wir schätzen 40–60 Stunden und melden uns nach 30 Stunden mit einer Zwischenbilanz." Das schafft Vertrauen und verhindert böse Überraschungen.
Stundensätze nach Seniorität kalkulieren
Ein einziger Stundensatz für das ganze Team ist ausgediente Praxis. Wenn ein Junior zum Senior-Satz beim Router-Grundsetup sitzt, zahlt der Kunde zu viel — und merkt es. Wenn der Senior zum Junior-Satz die Firewall-Regeln debuggt, verlierst du. Rechne deshalb mit gestaffelten E-Sätzen und weise sie je Position aus.
E-Stundensatz rückwärts rechnen
Der E-Stundensatz (Eigenkostensatz) ergibt sich aus deinen echten Kosten, nicht aus dem, was die Konkurrenz verlangt:
- Vollkosten pro Mitarbeiter: Gehalt + Arbeitgeberanteile + Arbeitsmittel + Overhead (Büro, Verwaltung, Fortbildung). Bei 65.000 € Jahresgehalt liegen die Vollkosten schnell bei 95.000–105.000 €.
- Abrechenbare Stunden: Von ca. 1.800 Arbeitsstunden im Jahr sind bei IT-Dienstleistern realistisch nur 1.200–1.400 abrechenbar (Urlaub, Krankheit, interne Arbeiten, Akquise).
- E-Satz: 100.000 € ÷ 1.300 abrechenbare Stunden = ca. 77 €/h E-Kosten. Dein Verkaufssatz muss darüber liegen — üblich sind 95–150 € netto je nach Region und Seniorität.
Damit ergeben sich typische Staffeln: Junior 85–95 €, Professional 110–125 €, Senior/Architect 140–175 €. Mit sauberer Zeiterfassung für dein Team prüfst du regelmäßig nach, ob die Sätze zu deinen realen Kosten passen.
Lizenzen und Hardware: Weitergabe mit Transparenz
Lizenzen (Microsoft 365, Backup-Software, Antivirus) und Hardware sind für viele IT-Dienstleister ein versteckter Umsatzblock — und gleichzeitig eine Vertrauensfalle. Der Fehler, den Kunden nie verzeihen: Positionen im Angebot, die so aussehen, als wären sie deine eigene Leistung.
So rechnest du Lizenzen richtig ab
Üblich sind zwei Modelle: Weitergabe mit 10–20 % Aufschlag oder Agenturprovision (der Anbieter zahlt dir direkt, der Kunde sieht den Listenpreis). Beide sind legitim — entscheidend ist, dass du im Angebot klar kennzeichnest: „Position 3–5: Lizenzen/Weitergabepositionen zum Listenpreis zzgl. X % Aufschlag." Das wirkt ehrlich, verhindert Preisvergleichs-Debatten und schützt dich bei späteren Preiserhöhungen der Hersteller.
Hardware nie unterschwellig verkaufen
Ein Switch für 800 € sollte im Angebot als eigene Position stehen — nicht in einer Sammelposition „Netzwerk-Einrichtung 2.800 €" verschwinden. Kunden vergleichen Hardwarepreise, das ist normal. Wenn deine Arbeitsleistung separat und nachvollziehbar ausgewiesen ist, akzeptieren sie den Aufschlag weitaus leichter. Das gilt übrigens auch für Angebote, die du digital erstellst und als PDF schickst — dort lassen sich Weitergabepositionen sauber strukturieren.
Remote vs. Vor-Ort: Anfahrt ehrlich abrechnen
Remote-Arbeit ist dein Margenbringer — eine halbe Stunde Fernwartung ersetzt oft einen 90-minütigen Anfahrtsweg. Aber Achtung: Wer Remote-Zugriff verschenkt, trainiert den Kunden, dass IT „nichts kostet".
- Remote im Wartungsvertrag: Unbegrenzter oder großzügiger Remote-Support ist ein Abo-Argument Nummer eins — er kostet dich wenig und fühlt sich für den Kunden nach Rundum-Sorglos-Paket an.
- Vor-Ort-Aufwand separat: Anfahrt in 15- oder 30-Minuten-Schritten abrechnen, Mindestabrechnung (z. B. 1 h) für kurze Einsätze vereinbaren. Das ist branchenüblich und fair für beide Seiten.
- Kommunizieren, nicht verstecken: „Remote 0 €, Vor-Ort nach Aufwand" ins Angebot schreiben. Wer Anfahrtskosten erst auf der Rechnung sieht, kündigt — wer sie im Angebot liest, unterschreibt.
Festpreis-Projekte mit Puffer kalkulieren
Festpreise sind im IT-Projektgeschäft unvermeidbar — der Kunde will Planungssicherheit. Der Trick: Festpreis ja, aber nie zum Schätzpreis. Du brauchst einen ehrlichen Puffer für genau die Dinge, die immer passieren: vergessene Alt-Systeme, Daten-Chaos, „konnten wir ja nicht wissen".
Die 3-Schritte-Festpreis-Formel
- Schätzen: Aufwand je Arbeitspaket in Stunden, gemischt aus Junior- und Senior-Anteil. Beispiel Server-Migration: 40 h gesamt (30 h × 125 € Senior + 10 h × 90 € Junior) = 4.650 €.
- Puffer: 20–30 % Risikozuschlag für unbekannte Altlasten. 4.650 € × 1,25 = 5.812 € Festpreis.
- Scope hart begrenzen: Schreibe ins Angebot, was explizit nicht enthalten ist (Endgeräte-Austausch, Schulung, Datenbereinigung). Änderungen ab jetzt = neues Angebot oder Stundenzettel.
Die Anforderungsaufnahme selbst gehört als erste Position ins Angebot — bei größeren Projekten mit 500–1.500 € als eigenständiger Posten. Sie signalisiert Professionalität und filtert Möchtegern-Kunden, die nur „mal einen Preis" wollen.
📋 Angebots-Checkliste für IT-Dienstleister
- Abrechnungsmodell eindeutig benannt (MSA-Fixpreis, T&M oder Festpreis) Pflicht
- Stundensätze je Seniorität ausgewiesen (Junior / Professional / Senior) Pflicht
- Anforderungsaufnahme als erste kostenpflichtige Position bei unklaren Anfragen Pflicht
- Festpreis nur mit 20–30 % Puffer und hartem Scope Pflicht
- Lizenzen und Hardware als separate Weitergabepositionen Pflicht
- Remote-Support und Vor-Ort-Anfahrt getrennt geregelt Pflicht
- Support-Kontingent im MSA definiert (inklusive Stunden, Mehrpreis) Empfohlen
- Angebotsgültigkeit und Zahlungsbedingungen Empfohlen
- Monitoring-Bericht als Abo-Argument erwähnen Conversion+
- Verlängerungsklausel und Kündigungsfrist für Wartungsverträge Empfohlen
Monitoring als Abo-Argument: Wartungsverträge verkaufen, bevor etwas kaputt ist
Der härteste Verkauf im IT-Geschäft: einen monatlichen Fixpreis für Probleme, die es (noch) nicht gibt. Die Lösung ist, das Abo nicht als Versicherung, sondern als Dienstleistung zu verkaufen — mit sichtbarem Mehrwert.
- Monatlicher Report: Patch-Status, Backup-Erfolg, Speicherplatz, Sicherheitsereignisse. Ein einseitiger PDF-Report beweist: Das Abo arbeitet — auch wenn der Kunde nichts davon merkt.
- Reaktionszeit garantieren: MSA-Kunden mit definierten Reaktionszeiten (z. B. 4 h Remote, nächster Werktag Vor-Ort) binden — das allein rechtfertigt den Fixpreis im Kopf des Kunden.
- Zeitersparnis beim Kunden: „Ihre Buchhaltung ruft nicht mehr bei Software-Problemen an — wir übernehmen das." Für KMU-Inhaber ohne eigenen IT-Verantwortlichen ist das ein echtes Argument.
Wer Wartungsverträge skalieren will, sollte die Auslastung des Teams im Blick behalten — mit einer Planung für Techniker-Einsätze und Projekte vermeidest du, dass Abo-Kunden im Ernstfall warten müssen, weil alle im Projektgeschäft stecken.
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Soll ich IT-Projekte mit Festpreis oder auf Stundenbasis anbieten?
Festpreis nur bei sauber definierbarem Leistungsumfang — mit 20–30 % Risikopuffer. Bei unklaren Anforderungen ist Time & Material mit Rahmenbudget ehrlicher und sicherer. Bedenke: Ein Festpreis-Angebot ist bindend, ein Kostenvoranschlag darf bis zu 15–20 % überschritten werden (§ 650c BGB).
Wie hoch sollte der Stundensatz eines IT-Dienstleisters sein?
Rechne rückwärts von deinen Vollkosten und den real abrechenbaren Stunden (bei IT-Dienstleistern oft nur 1.200–1.400 von 1.800 Arbeitsstunden im Jahr). Üblich sind 95–150 € netto je nach Region — mit getrennten Sätzen für Junior und Senior.
Darf ich Lizenzen und Hardware mit Aufschlag weitergeben?
Ja, üblich sind 10–20 % Aufschlag oder Agenturprovision. Wichtig ist Transparenz: Positionen separat ausweisen und als Weitergabe kennzeichnen — das verhindert Diskussionen und schafft Vertrauen.