Angebote in der Eventtechnik: Kalkulieren statt schätzen — Technik, Crew & Fahrtkosten richtig kalkulieren

Kein Auftrag in der Eventbranche ist wie der andere: Das Equipment ändert sich je nach Location und Gästezahl, die Crew arbeitet Samstagnacht bis in den frühen Sonntagmorgen, und die Fahrt zur Halle im Nachbarbundesland frisst Stunden, die niemand auf dem Schirm hat. Trotzdem schreiben viele Eventtechniker ihre Angebote nach Bauchgefühl — und wundern sich, warum am Jahresende so wenig hängen bleibt.

Das Problem ist selten der Preis. Es ist die Kalkulation dahinter. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Technik, Crew und Fahrtkosten so rechnest, dass deine Angebote wettbewerbsfähig sind und du trotzdem verdienst.

Equipment kalkulieren: Tages- vs. Wochensätze richtig nutzen

Deine Mietliste ist das Fundament jeder Kalkulation. Die wichtigste Regel: Ein Equipment-Tag ist selten nur ein Kalendertag. Wer am Freitag aufbaut, am Samstag die Show fährt und am Sonntag abaut, hat drei Tage Standzeit — die musst du abbilden.

Tagessatz: Was ist wirklich drin?

Der Tagessatz eines PA-Systems, einer Lichtanlage oder einer LED-Wand muss mehr abdecken als die reine Miete. Rechne ein: Wertverlust und Verschleiß, Wartung und Prüfung (DGUV V3!), Reinigung nach dem Event, Transportrisiko und Lagerhaltung. Wer den Tagesansatz nur aus „Anschaffungspreis geteilt durch 100 Einsätze" bildet, finanziert die zweite Saison aus der eigenen Tasche.

Wochensatz: Der unterschätzte Umsatzbringer

Für mehrtägige Events (Festivals, Kongresse, Firmenfeiern über mehrere Tage) nutze den Wochensatz — üblich sind 3–4 Tagesätze für 7 Miettage. Das ist für den Kunden attraktiver als sieben Einzeltage und für dich planbarer, weil das Equipment eine Woche blockiert ist. Wichtig: Der Wochensatz gilt ab dem Tag des Aufbaus, nicht ab Showbeginn.

Blockzeiten und Bindung sauber definieren

Wenn das Equipment vor dem Event tagelang auf der Bühne steht (z. B. wegen anderer Veranstalter oder Proben), verlange eine Blockzeit-Pauschale oder rechne halbe Tage. Und: Transport- und Aufbauzeiten deiner Techniker gehören nicht in den Mietpreis — sie gehören in die Crew-Position (dazu gleich mehr).

Crew kalkulieren: Aufbau, Show, Abbau — und die Nacht dazwischen

Die Crew ist in den meisten Eventtechnik-Betrieben der größte Kostenblock — und der am häufigsten unterkalkulierte. Der klassische Fehler: nur die Show-Stunden berechnen.

Die drei Phasen getrennt denken

• Aufbau: Technik ausladen, aufbauen, verkabeln, einmessen (Line-Array ausrichten, Licht programmieren). Realistisch rechnen: 1 Techniker pro Anhänger-Ladung plus Setup-Zeit vor Ort.
• Show: Mischen, Licht fahren, Betreuung. Hier zählt die reine Eventzeit — plus Einlass und Soundcheck vorab.
• Abbau: Oft unterschätzt und mitten in der Nacht. Der Abbau dauert bei kleiner Besetzung fast so lange wie der Aufbau. Plane realistische Mannstunden, nicht „wird schon schnell gehen".

Stundensatz der Techniker richtig bilden

Der interne Stundensatz (nicht der, den du abrechnest) setzt sich aus Lohn inkl. Lohnnebenkosten (ca. 25–30 % on top), Ausstattung, Fahrzeug und Auslastung zusammen. Rechne mit einer realistischen Auslastung von 60–70 % — deine Techniker sind nicht jeden Tag im Einsatz. Wie du den Stundensatz systematisch ableitest, zeigen wir im Artikel Stundensatz berechnen — die Logik gilt für Techniker genauso wie für Handwerker.

Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge

Events leben am Wochenende. Wenn deine Crew Samstagnacht bis 4 Uhr morgens abbaut, brauchst du Zuschläge, sonst arbeitest du auf eigene Kosten. Üblich sind 25–50 % auf den Stundensatz für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit — und zu Silvester gern mehr. Weise die Zuschläge als eigene Position aus, damit der Kunde versteht, wofür er zahlt.

Fahrtkosten und Anfahrtspauschale: Wegzeit ist Arbeitszeit

Der Punkt, an dem die meisten Angebote zu niedrig werden: die Anfahrt. Drei Bausteine gehören sauber getrennt und vollständig in deine Kalkulation:

1. Fahrzeit = Arbeitszeit: Die Zeit, in der deine Techniker zum Venue fahren, können sie nicht anderweitig arbeiten. Rechne Fahrzeit mit dem vollen Techniker-Stundensatz — bei 120 km sind das schnell 2 Stunden pro Strecke.
2. Kilometer: LKW und Anhänger mit 0,30–0,50 € netto pro Kilometer — beide Fahrzeuge, wenn Crew und Technik getrennt anreisen.
3. Fahrzeugpauschale: Anhänger- und LKW-Miete (oder Abschreibung) pro Einsatztag, plus ggf. Maut und Parkgebühren am Veranstaltungsort.

Ab etwa 100 km Anfahrt lohnt sich eine pauschale Anfahrtsgebühr (z. B. 150–250 €) statt der Einzelaufstellung — einfacher zu kommunizieren und für beide Seiten planbar. Definiere im Angebot klar, ab welcher Entfernung die Pauschale greift.

Kurzfristbuchungen und Wochenend-Aufpreise

„Können Sie uns noch für übermorgen ein Angebot machen?" — Wer in der Eventbranche kurzfristig bucht, bucht aus Not und akzeptiert Zuschläge. Du musst sie nur verlangen.

Expresszuschlag bei Kurzfrist

Buchungen mit weniger als 5 Werktagen Vorlauf verlangen Sonderdisposition: Techniker umdisponieren, Equipment-Überschneidungen prüfen, eventuell Ersatzgeräte beschaffen. Ein Expresszuschlag von 15–25 % auf die Gesamtsumme ist marktüblich und gerechtfertigt. Trag ihn offen aus, nicht versteckt im Stundensatz.

Wochenend- und Feiertagstarife

Wenn dein Equipment am Wochenende im Einsatz ist, kann es parallel nicht anders vermietet werden — und deine Crew kostet Zuschläge. Deshalb: Samstags- und Sonntagssätze für Equipment üblich (Faktor 1,2–1,5 auf den Tagesansatz) und an Feiertagen/Silvester entsprechend mehr. Agenturen kennen das und rechnen es in ihren Budgets ein — private Kunden musst du es erklären, bevor sie unterschreiben.

Ersatztechnik und Optionen clever einsetzen

Ein gutes Eventtechnik-Angebot ist selten ein Fixpreis ohne Spielraum — es ist ein Menü. Du schlägt dem Kunden vor, was er braucht, und zeigst ihm, was ihn besser macht.

• Empfohlene Basis: Die Konfiguration, die das Event sicher abdeckt — nicht die kleinstmögliche.
• Ersatztechnik als Option: Redundanz (Backup-Konsole, Ersatz-Boxen, zweite Funkstrecke) als wählbare Position. Bei Firmenfeiern und Hochzeiten ist „Technik, die garantiert läuft" ein verkäufliches Argument — 10–15 % Aufpreis für Ruhe sind vielen Buchern das Geld wert.
• Upgrade-Stufen: Basis / Komfort / Premium (z. B. mehr Licht, Nebelmaschine, Video-Wall statt Beamer). Die mittlere Option wird am häufigsten gewählt — positioniere sie entsprechend.

Wenn du mehrere Varianten pro Angebot anbieten willst, nutze dafür am besten Varianten-Bundles statt drei getrennter Angebote zu schreiben — so vergleicht der Kunde direkt und entscheidet schneller.

Gewerbe vs. Privat: Widerruf, Anzahlung und Auftragsbestätigung

In der Eventtechnik arbeitest du mit beiden Kundentypen — und das ändert die Spielregeln deutlich.

Gewerbekunden (Agenturen, Firmen, Vereine)

Hier läuft fast alles über Angebot und Auftragsbestätigung. Achte auf: Netto-Zahlungsziel (14–30 Tage), Haftungsklauseln für Fremdtechnik („fremde Geräte übernehmen wir nur ohne Gewähr") und klare Absagen-Regeln. Viele Agenturen buchen mit Klarna-Verzug — plane 50 % Anzahlung bei Neukunden ein.

Privatkunden (Hochzeiten, private Feiern)

Privat gilt das Widerrufsrecht: Wenn der Vertrag außerhalb deiner Geschäftsräume zustande kommt (Telefon, E-Mail, Ortstermin), kann dein Kunde nach § 312g BGB 14 Tage widerrufen — und ohne korrekte Widerrufsbelehrung sogar bis zu 12 Monate später. Stell die Belehrung deshalb ins Angebot. Praxis-Tipp: Anzahlung von 30–50 % bei Buchung vereinbaren — die solltest du bei berechtigtem Widerruf einbehalten können, wenn schon Personal und Equipment blockiert wurden.

Projektzeiten koordinieren: Damit Kalkulation und Realität zusammenpassen

Die beste Kalkulation nützt nichts, wenn sie im Einsatz kippt: Der Abbau dauert länger, weil ein Techniker früher zu einem anderen Event muss, oder niemand hat die Fahrzeit für den Freitag-Aufbau eingeplant. Genau hier entstehen die versteckten Verluste.

Plane deine Einsätze deshalb wie Projekte: jedes Event mit Aufbau-, Show- und Abbau-Zeitfenstern, Crew-Zuordnung und Fahrzeiten im System. Mit dem Planbook von SalesHookAI siehst du auf einen Blick, wer wann wo im Einsatz ist — und ob der Techniker, den du für Samstagnacht kalkuliert hast, nicht schon Sonntag früh woanders steht. Die tatsächlich gebuchten Stunden fließen über die Zeiterfassung zurück in deine Nachkalkulation: Du siehst pro Event, ob deine kalkulierten Stunden gepasst haben, und justierst die nächste Kalkulation entsprechend.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie hoch sollten Wochenend- und Nachtzuschläge in der Eventtechnik sein?

Üblich sind 25–50 % Aufschlag auf die regulären Stundensätze für Samstags-, Sonntags- und Nachtarbeit, an Feiertagen und Silvester teils bis zu 100 %. Wichtig ist: den Zuschlag als eigene, transparente Position im Angebot ausweisen und vorab kommunizieren — nicht still in der Pauschale verstecken.

Brauche ich bei Privatkunden eine Widerrufsbelehrung im Angebot?

Ja. Schließt du mit einer Privatperson außerhalb deiner Geschäftsräume einen Vertrag (per E-Mail, telefonisch oder beim Ortstermin), gilt das Widerrufsrecht nach § 312g BGB: 14 Tage Widerruf. Ohne korrekte Belehrung verlängert sich die Frist auf bis zu 12 Monate. Bei reinen Geschäftskunden entfällt das Widerrufsrecht. Vereinbare zusätzlich eine Anzahlung von 30–50 % bei Buchung.

Wie rechne ich Fahrtkosten für Crew und Technik korrekt ab?

Dreielementig: (1) Fahrzeit zählt als Arbeitszeit und wird mit dem Techniker-Stundensatz berechnet, (2) Kilometer für LKW und Anhänger mit 0,30–0,50 € netto je km, (3) Fahrzeug- und Anhängerpauschale pro Einsatztag. Ab etwa 100 km Anfahrt lohnt sich eine pauschale Anfahrtspauschale statt Einzelabrechnung.