Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 ist das Thema Zeiterfassungspflicht in aller Munde — besonders bei Kleinunternehmen, Handwerkern und Dienstleistern, die bisher mit Stundenzetteln oder Kopfrechnungen gearbeitet haben. Doch was genau ist jetzt Pflicht? Und wer muss wirkich welche Zeiten erfassen?
Was sagt das Gesetz?
Grundlage ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). In § 16 ArbZG ist die Dokumentationspflicht des Arbeitgebers festgelegt: Er muss die vertragsgemäße Arbeitszeit der Beschäftigten erfassen und für die zuständigen Behörden nachweisbar aufbewahren.
Das BAG hat in seinem Urteil vom September 2022 klargestellt, dass eine lückenlose Erfassung verpflichtend ist — nicht nur bei Überstunden, sondern für die gesamte Arbeitszeit. Das gilt auch für Pausen und Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen sowie Nachtarbeit.
📋 Was muss dokumentiert werden?
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende Pflicht
- Dauer der Arbeitszeit insgesamt Pflicht
- Pausenzeiten Pflicht
- Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit Bei Bedarf
- Name oder Identifikation der Person Empfohlen
- Projekt- oder Auftragszuordnung Betrieblich sinnvoll
Wer ist betroffen?
Die Pflicht zur Zeiterfassung gilt für alle Arbeitgeber, die Mitarbeitende beschäftigen — also auch für:
- Kleinunternehmen und Einzelunternehmer mit ersten Mitarbeitern
- Handwerksbetriebe mit Aushilfen, Azubis und Gesellen
- Dienstleister, Agenturen und Berater mit Freelancern im festen Einsatz
- Shops, Gastronomie und Pflegedienste mit Schichtarbeit
Wichtig: Die Pflicht betrifft nicht den Unternehmer selbst, sofern er keine Arbeitnehmer beschäftigt. Sobald aber auch nur ein Minijobber oder Aushilfe im Betrieb arbeitet, greift § 16 ArbZG.
Was droht bei Nicht-Erfüllung?
Wer die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden nicht oder nur lückenhaft dokumentiert, riskiert erhebliche Konsequenzen:
- Ordnungsgeld: Bei wiederholten Verstößen können Gewerbeaufsichtsämter Zwangsgelder verhängen.
- Bußgelder: Verstöße gegen Arbeitszeit- und Pausenregelungen können mit bis zu 30.000 € pro Verstoß geahndet werden.
- Haftungsrisiken: Bei Schicht- oder Überstundenkonflikten fehlt dem Arbeitgeber der Nachweis für rechtmäßige Arbeitszeiten.
- Betriebsprüfungen: Die Zeiterfassung ist bei Finanz-, Sozialversicherungs- und Gewerbeaufsichtsprüfungen relevant.
Papier vs. digital: Was ist erlaubt?
Grundsätzlich ist auch eine manuelle Erfassung auf Papier oder in einer Excel-Tabelle erlaubt, solange die Daten vollständig und ordnungsgemäß aufbewahrt werden. In der Praxis hat sich aber gezeigt, dass papierbasierte Prozesse fehleranfällig, zeitraubend und schwer manipulationssicher sind.
Vorteile einer digitalen Zeiterfassung
- Automatische Berechnung von Arbeitszeit, Pausen und Überstunden
- GoBD-konforme Speicherung und revisionssichere Archivierung
- Zuordnung zu Projekten, Kunden oder Baustellen
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Müssen Kleinunternehmen wirklich Zeiten erfassen?
Ja, sobald ein Unternehmen Arbeitnehmer beschäftigt, gilt die Dokumentationspflicht nach § 16 ArbZG. Sie betrifft nicht den Inhaber selbst, sondern die erwerbsmäßig beschäftigten Mitarbeitenden — auch bei Minijobs, Aushilfen oder Praktikanten.
Ab wann gilt die Zeiterfassungspflicht?
Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 ist die Erfassung der Arbeitszeit als Pflicht anerkannt. Ein Übergangszeitraum für Betriebe endete spätestens 2024. Neu gegründete Unternehmen müssen die Dokumentation von Beginn an einführen.
Was muss in einer Zeiterfassung stehen?
Pflicht ist die Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und der Arbeitszeit insgesamt. Bei Verstößen gegen Höchstarbeitszeiten, Sonn- und Feiertagsarbeit oder Nachtarbeit müssen diese Zeiten zusätzlich dokumentiert werden.
Ist eine Excel-Tabelle ausreichend?
Grundsätzlich ja, sofern die Daten lückenlos, lesbar und revisionssicher gespeichert werden. In der Praxis sind Excel-Tabellen aber fehleranfällig und schwer manipulationssicher. Digitale Zeiterfassungssysteme reduzieren das Risiko und erleichtern die GoBD-konforme Archivierung.